De volgende handleiding is bedoeld om u te informeren over wanneer we welke gegevens verzamelen op deze website en hoe we ze gebruiken.

Het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse diplomatieke vertegenwoordigingen in het buitenland verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR-AVG), de Bundesdatenschutzgesetz (BDSG – Duitse federale wet over gegevensbescherming) alsook, indien van toepassing, specifieke wettelijke regelingen. Om u wegwijs te maken in de gegevensverwerking en uw rechten en om te voldoen aan onze informatieplicht (artikels 13 en 14 van de GDPR-AVG), informeren wij u hieronder over de verwerking van persoonsgegevens bij het gebruik van onze website, wanneer u contact met ons opneemt (via het contactformulier, per e-mail, telefoon of post) en wanneer u zich abonneert op een van onze nieuwsbrieven.

1. Beginselen

1.1. Verantwoordelijke en gemachtigde voor gegevensbescherming

Krachtens paragraaf 2 van de wet voor de Buitenlandse Dienst (GAD – Gesetz über den Auswärtigen Dienst) vormen het ministerie van Buitenlandse Zaken (de centrale) en zijn diplomatieke vertegenwoordigingen in het buitenland samen een eenvormige federale autoriteit.

Verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens krachtens artikel 4 nr. 7 van de GDPR-AVG is het ministerie van Buitenlandse Zaken:

Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Duitsland/Germany

Telefoon: +49 (0)30 18 17-0 / Servicelijn: +49 (0)30 18 17-2000
Telefax: +49 (0)30 18 17-3402

Contact the help desk

U kunt de verantwoordelijke voor de gegevensbescherming bij het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken bereiken via:

Datenschutzbeauftragte/r des Auswärtigen Amts
Auswärtiges Amt
Werderscher Markt 1
10117 Berlin
Duitsland/Germany

Telefoon: +49 (0)30 18 17-7099
Telefax: +49 (0)30 18 17-5 7099

Contact the Data Protection Commissioner

Indien u vragen i.v.m. gegevensbescherming zou hebben, mag u zich ook aan de contactpersoon voor gegevensbescherming bij de vertegenwoordigingen in het buitenland wenden. Onderaan de pagina vindt u hoe u contact kunt opnemen met de contactpersoon voor gegevensbescherming bij de diplomatieke missie in het buitenland (zie onder punt 8 Contactpersoon voor gegevensbescherming bij de buitenlandse vertegenwoordiging).

1.2. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens of een online identificator (artikel 4, punt 1 GDPR-AVG).

1.3. Wettelijke basis inzake verwerking van persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van

• Art. 6, lid 1, onder a) GDPR-AVG, indien u uw toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens (bv. verzending van nieuwsbrief);
• Art. 6, lid 1, onder b) GDPR-AVG, indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of van precontractuele maatregelen;
• Art. 6, lid 1, onder c) GDPR-AVG, indien de verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
• Art. 6, lid 1, onder d) GDPR-AVG, indien de verwerking noodzakelijk is om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;
• Art. 6, lid 1, onder e) GDPR-AVG in verband met paragraaf 3 BDSG, voor zover de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen (bijv. om contactaanvragen te beantwoorden). Tot de overheidstaken van het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse diplomatieke missies in het buitenland behoren met name ook public relations en informatieverstrekking over de Bondsrepubliek Duitsland in het buitenland (zie paragraaf 1 van de Duitse wet betreffende de Buitenlandse Dienst GAD - Gesetz über den Auswärtigen Dienst).

2. Gegevensverwerking in verband met bezoek aan deze website

2.1 Gegevensverwerving

Bij elk bezoek van een gebruiker aan deze website en bij elke opvraging van een bestand worden gegevens over deze verrichting tijdelijk in een protocolbestand opgeslagen en verwerkt.

De voor gebruiksanalyses toegepaste tracking-tool matomo is zo geconfigureerd dat geen persoonsgebonden gegevens van de gebruiker verzameld worden.

Verder wordt uw IP-adres geanonimiseerd zodat gebruikers niet gemonitord kunnen worden.

Daartoe wordt het laatste octet van het IP-adres op nul gezet. De tracking-tool draait op eigen servers in een veilige, BSI-gecertificeerde netwerkzone in Duitsland, zodat geen tracking gegevens naar buiten geraken.

Verder kunt u de instellingen in uw browser zo aanpassen dat uw bezoek op de website helemaal niet geregistreerd en geanalyseerd wordt (do-not-track-instelling). Door het doorgeven van een browser-variabele wordt aan een website kenbaar gemaakt of bezoekers door tracking geregistreerd willen worden of niet.

De volgende gegevens worden via javascript-tracking verzameld:

• request (bestandsnaam van het aangevraagde bestand), datum en tijdstip van de aanvraag
• browsertype/ -versie (bijv.: Firefox 115.0)
• browsertaal (bijv.: Duits)
• gebruikt besturingssysteem (bijv.: Windows 11)
• type apparaat, model van het apparaat en het merk van het apparaat
• beeldschermresolutie
• gebruikte plug-ins (bijv.: Flash, Java)
• referrer URL (de ervoor bezochte site)
• geanonimiseerde IP-adres
• land, regio en stad van waaruit het request geschiedde
• downloads
• klikken
• aantal verzonden formulieren (afhankelijk van doeldefinities)

2.2 Sessiecookies

Bij het oproepen van individuele sites worden zogenoemde tijdelijke cookies (ook sessiecookies genoemd) gebruikt om de navigatie te vergemakkelijken. Deze sessiecookies gebruiken geen persoonsgebonden gegevens en vervallen na afloop van de sessie. Er worden ook cookies gebruikt wanneer u het winkelmandje gebruikt. Deze vervallen ook aan het einde van de sessie.

Technieken die het mogelijk maken het toegangsgedrag van gebruikers na te gaan worden niet gebruikt.

2.3. Gebruik van plug-ins voor sociale media

We gebruiken momenteel de volgende plug-ins voor sociale media: Facebook, X, Instagram en YouTube (Google). We gebruiken de zogenaamde twee-kliks-oplossing. Dit betekent dat wanneer u onze website bezoekt, er in eerste instantie geen persoonlijke gegevens worden doorgegeven aan de aanbieders van de plug-ins. Pas wanneer u op de activeringsknop van de sociale netwerken klikt, worden uw persoonlijke gegevens doorgegeven aan de betreffende aanbieder van de plug-ins en daar opgeslagen (in het geval van Amerikaanse aanbieders in de VS). Wij gebruiken de social media plug-ins om ons informatieaanbod interessanter te maken door interactie met u en andere gebruikers.

Wij wijzen u er uitdrukkelijk op dat de sociale netwerken de gegevens van hun gebruikers (bijv. persoonlijke informatie, IP-adres, enz.) in overeenstemming met hun richtlijnen voor gegevensgebruik opslaan en voor zakelijke doeleinden gebruiken. U kunt meer te weten komen over de verwerking van gegevens door sociale netwerken door op de volgende links te klikken:

Facebook, X, Instagram, YouTube (Google)

Wij hebben geen invloed op het verzamelen van gegevens en het verdere gebruik ervan door de sociale netwerken. We kunnen niet herkennen in welke mate, waar en hoe lang de gegevens worden opgeslagen, in welke mate de netwerken zich houden aan bestaande verwijderingsverplichtingen, welke evaluaties en koppelingen met de gegevens worden gemaakt en aan wie de gegevens worden doorgegeven.

We vragen u daarom zorgvuldig te overwegen welke persoonlijke gegevens u beschikbaar stelt aan sociale netwerken door het gebruik van onze site. Als u niet wilt dat de sociale netwerken persoonlijke gegevens ontvangen door uw communicatie via onze site, moet u op een andere manier contact met ons opnemen, bijvoorbeeld via het contactformulier op deze website.

2.4 Google Maps

Wij integreren de kaartendienst "Google Maps" van de provider "Google" op onze website. Bij het gebruik van de dienst (door op de kaart te klikken) verwerkt Google persoonlijke gegevens, met name IP-adressen en locatiegegevens van gebruikers, die niet zonder hun toestemming worden verzameld (meestal in het kader van de instellingen van hun mobiele apparaten).

Aanbieder van de dienst:

Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland

Website: https://maps.google.de

Privacyverklaring: https://policies.google.com/privacy

Mogelijkheid tot bezwaar (opt-out-plugin): http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de

3. Verwerking van persoonsgegevens bij contactopname

Wanneer u contact met ons opneemt, worden de door u verstrekte gegevens (uw naam, e-mailadres en, indien van toepassing, uw adres, telefoon- en faxnummer) en de inhoudelijke informatie die wordt doorgegeven (persoonlijke gegevens, indien van toepassing) verwerkt om contact met u op te kunnen nemen en uw verzoek te kunnen afhandelen, en opgeslagen in overeenstemming met de termijnen voor de opslag van documenten zoals vastgelegd in de Archiefrichtlijn (Registraturrichtlinie), die een aanvulling vormt op het Gemeenschappelijk Reglement van de Bondsministeries (GGO - Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien).

Als wij niet verantwoordelijk zijn voor uw aanvraag, kunnen de gegevens zonder toestemming en in overeenstemming met de voorschriften inzake gegevensbescherming worden doorgegeven aan andere deelstaat- en federale autoriteiten als kan worden aangenomen dat de overdracht in uw belang is om te reageren en er geen gevoelige persoonsgegevens bij betrokken zijn (artikel 6, lid 1, onder e) GDPR-AVG in verbinding met paragraaf 3 Federale Privacywet (BDSG - Bundesdatenschutzgesetz), paragraaf 25, lid 1, in verbinding met paragraaf 23, lid 1, onder 1 BDSG)

4. Verzending van nieuwsbrieven

U kunt zich abonneren op een van onze nieuwsbrieven, waarmee we u informeren over nieuws en persberichten van het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken of reis- en veiligheidsadviezen.

We gebruiken de zogenaamde ‘double opt-in procedure’ om je aan te melden voor onze nieuwsbrief. Dit betekent dat wij u, nadat u zich hebt geregistreerd, een e-mail sturen naar het door u opgegeven e-mailadres waarin wij u vragen te bevestigen dat u de nieuwsbrief wilt ontvangen. Pas nadat u de link in de e-mail hebt bevestigd, wordt uw e-mailadres voor het verzenden van de nieuwsbrief opgeslagen voor de duur van uw gebruik van onze nieuwsbriefdienst. Als u uw registratie niet binnen 24 uur bevestigt, worden uw gegevens automatisch verwijderd.

U kunt uw toestemming voor het versturen van de nieuwsbrief op elk gewenst moment intrekken en u afmelden van de nieuwsbrief. U kunt uw afmelding kenbaar maken door op de link te klikken die in elke e-mail van de nieuwsbrief staat.

5. Drukwerk bestellen

Als u brochures, folders en ander drukwerk bestelt via onze website, hebben we de volgende persoonsgegevens nodig om uw bestelling te verwerken:

• Naam, voornaam,
• Straat, huisnummer,
• Postcode en woonplaats,
• E-mailadres

Als de bestelling niet definitief door ons kan worden verwerkt, worden de door u verstrekte gegevens doorgegeven aan derden (verzendbedrijf, eventueel andere instanties of instellingen, als zij het bestelde materiaal verzenden). De wettelijke basis voor de verwerking van uw gegevens is uw toestemming in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder a) GDPR-AVG). Als de bovengenoemde gegevens niet beschikbaar zijn, kan de bestelling niet worden verwerkt.

De door u opgegeven gegevens worden 90 dagen na verwerking van de bestelling verwijderd.

6. Evenementen en Public Relations

Als onderdeel van hun taken treden het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse diplomatieke missies in het buitenland op als organisator of medeorganisator van verschillende evenementen.

Bij een uitnodiging voor of deelname aan een evenement verwerken we persoonsgegevens (naam, adres, enz.). Dit kan via verschillende communicatiekanalen, bijvoorbeeld door het invullen van een formulier, een webformulier, per e-mail, telefonisch of door het overhandigen van een visitekaartje.

Welke persoonlijke gegevens naar ons worden verzonden, wordt bepaald door het betreffende formulier, het betreffende invoerscherm of de gevraagde gegevens in een eventueel gesprek.

6.1. Gegevensverzameling van begeleiders

Voor een goede organisatie van het evenement worden ook gegevens van begeleiders van de uitgenodigde deelnemers verzameld en verwerkt. Net als alle andere personen van wie gegevens worden verzameld, hebben zij recht op de onder punt 7 opgelijste rechten van de betrokkenen

6.2. Verzameling van gegevens uit openbare bronnen

Het Duitse ministerie van Buitenland verzamelt en verwerkt ook gegevens uit publiek toegankelijke bronnen, bijvoorbeeld van de homepages van de betrokken personen of uit publiek toegankelijke registers.

6.3. Verdere procedure voor deze gegevensverzameling

Persoonlijke gegevens worden niet zonder toestemming doorgegeven aan derden, maar worden opgeslagen en verwerkt voor intern gebruik en voor het organiseren en beheren van evenementen (zoals het maken van gastenlijsten, het inschakelen van toegangscontroles, etc.). We kunnen ervoor zorgen dat de gegevens worden doorgegeven aan een of meer verwerkers die de persoonlijke gegevens op ons verzoek alleen gebruiken voor intern gebruik dat aan ons kan worden toegeschreven.

Afhankelijk van het soort evenement kunnen we met een andere samenwerkingspartner optreden als medeorganisator. In deze gevallen worden de voor het evenement verzamelde gegevens doorgegeven aan onze samenwerkingspartners, die de gegevens ook uitsluitend mogen gebruiken voor de goede organisatie van het evenement. Welke samenwerkingspartners dit in individuele gevallen zijn, wordt afzonderlijk meegedeeld in het kader van de organisatie van het evenement.

De gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor de organisatie en afhandeling van de evenementen en voor het uitvoeren van onze public relations-taken.

Als ontvanger van brieven/uitnodigingen kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen het verzenden van verdere brieven/uitnodigingen.

6.4. Beeldmateriaal

Ten behoeve van pers- en pr-werkzaamheden van het Federale Ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse missies in het buitenland worden foto's gemaakt en nadien gepubliceerd bij evenementen en afspraken waarin u mogelijkerwijs herkenbaar kunt zijn. U kunt bezwaar maken tegen de opname en/of publicatie. Neem rechtstreeks contact op met de fotograaf of gebruik de bovenstaande contactgegevens om bezwaar te maken.

Houd er rekening mee dat we geen invloed hebben op opnames die worden gemaakt door pers- en mediavertegenwoordigers. Zij zijn zelf verantwoordelijk voor de gegevensverwerking in de zin van de GDPR.

7. Uw rechten

7.1. U hebt de volgende rechten tegenover ons met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• Recht op informatie, artikel 15 GDPR-AVG
• Recht op rectificatie, artikel 16 GDPR-AVG
• Recht op verwijdering (“recht om te worden vergeten”), artikel 17 GDPR-AVG
• Recht op beperking van de verwerking, artikel 18 GDPR-AVG
• Recht op gegevensportabiliteit, artikel 20 GDPR-AVG
• Recht op verzet tegen de gegevensverwerking, artikel 21 GDPR-AVG

7.2.

Als uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming (bijv. nieuwsbrief), hebt u het recht om deze toestemming te allen tijde zonder opgave van redenen in te trekken. Het intrekken van de toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de reeds gebeurde verwerking van voor het intrekken van de toestemming (artikel 7, lid 3 GDPR-AVG).

7.3.

U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van uw persoonlijke gegevens door ons (artikel 77 GDPR-AVG)

Contact van de toezichthoudende autoriteit die verantwoordelijk is voor het Duitse ministerie van Buitenlandse Zaken en de Duitse diplomatieke missies in het buitenland:

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
D-53117 Bonn

8. Contactpersoon voor gegevensbescherming bij deze buitenlandse diplomatieke missie: 

Contactpersoon gegevensbescherming

Jacques de Lalaingstraat 8-14, 1040 Brussel

Contactformulier